2023年10月浙江自考《企业档案管理》串讲笔记(6)

7.企业档案的共性及其意义?

由于行业特点和企业活动性质的不同，决定了不同种类的企业档案各有其特殊性，其特殊性对于企业档案的管理具有重要的规定作用。

一般企业档案按所反映的企业活动的职能性质划分为五个基本类：

管理类、

业务类、

财务类、

人事类、

用户类。

1)管理类包括行政管理、物资管理、生活管理等企业活动内容;

2)业务类一般视具体情况而定：

①生产型企业多为科技生产活动和经营活动等

②非生产型企业则专指以主要业务内容为中心的经营活动，主要

档案为经营管理性档案3)财会类和人事类档案则在各类企业中都有形成

4)用户类档案是由企业的服务性质决定产生的，也普遍存在于各种企业之中。

以上企业档案的共性，为研究企业档案的一般性管理理论与管理方法提供了可能性。有利于各企业之间既要针对自身的档案特点开展管理工作，又要善于吸取其他企业档案管理的好经验、好方法，开展不同企业档案管理的业务交流，同时也为国家档案行政管理机关依法对企业档案工作进行监督管理，确定管理的深度和广度提供必要的依据来源。

第三节企业档案的功能及其运动规律

1.企业档案的4个功能：

1)记录企业历史

2)著录企业资产

3)维系企业的正常运转

4)保护企业的合法权益

2.论：企业档案著录企业资产的功能?

企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量，能为企业获得效益的经济资源，包括有形实物资产和无形知识、权利资产等两大类。

企业档案与企业资产之间存在着一个基本的关系，即所有的企业资产都能够也必须著录在企业档案之中，企业档案是企业资产评估的必要媒介。其评估则只有通过核查企业档案的相关记录才能得以确认。企业档案这种著录企业资产的功能是其他任何企业资源所不能替代的。

企业的正常运转是通过人流、物流和信息流这三种要素的动态组合来维系的。

按照信息理论的说法，企业和各项活动是信源，企业的进一步活动是信宿，企业档案的保存，实质上就是企业信息传递的延迟。

3.企业档案功能的运动变化规律主要为：

1)企业档案功能范围的扩展律

2)企业档案功能时效性的递减律

3)企业档案功能发挥的权变律

企档功能运动变化规律的存在，说明了企档功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企档来实现的，这种保存是长期的甚至是永久的。